Gebruikersrollen en autorisaties

Een belangrijk element in het succesvol implementeren van je temperatuurbewaking systeem, is het zorgen dat alle gebruikers er mee kunnen werken. Om dat te bereiken is het handig om te weten wat er vandaag de dag allemaal mogelijk is in de moderne temperatuurbewaking systemen. Zorg samen met je leverancier voor een goede training van de gebruikers en stem de verantwoordelijkheden intern goed af. In dit blog vertellen we je op basis van onze ervaringen wat de best practices zijn.

Na de installatie

Je hebt je temperatuurbewaking geïnstalleerd. De sensoren zijn gemonteerd op de juiste posities en het verzamelen van data is begonnen. De prestaties van je koelingen zijn gecontroleerd en geoptimaliseerd. Je staat op het punt om de alarmmeldingen te activeren. Dan is het wel handig om te weten wie moeten er allemaal (en nog belangrijker, wanneer?) een alarm ontvangen. Vaak wordt dan de fout gemaakt om zoveel mogelijk mensen een alarm te laten ontvangen. Hierdoor krijg je te maken met de denkwijze van je personeel: “Iemand anders pakt dit wel op”.

Ook rijst dan vaak de vraag welke personen er eigenlijk toegang moeten of mogen hebben tot het systeem en de instellingen. Het kan ook zijn dat je organisatie verschillende locaties of vestingen heeft. De rol of autorisaties kunnen per gebruiker en zelfs vestiging verschillen. Bespreek de inrichting dan ook goed door met je leverancier. Zo kun je er samen voor zorgen dat de inrichting in één keer goed staat en motiveer je de gebruikers om met het systeem te werken.

Grip op het gebruik van het systeem

De meest moderne oplossingen zijn eigenlijk altijd gericht op kwaliteitscontrole. Gezien de steeds strenger wordende richtlijnen, wetten en eisen, hebben vrijwel alle bedrijven een toegewezen kwaliteitsverantwoordelijke. In de farmaceutische sector is dit vaak een Responsible Person (RP), Qualified Person (QP) of Quality Assurance manager. Deze persoon bepaalt eigenlijk altijd de instellingen voor wat betreft de alarmgrenzen en de opvolging daarvan. In deze rol is deze persoon eigenlijk altijd de hoofdgebruiker ofwel de admin. Vanuit die rol kunnen andere gebruikers worden aangemaakt, beheerd en gecontroleerd. Zo houd je dus eenvoudig grip op het juiste gebruik van de temperatuurbewaking.

Spreek ook altijd goed met je gebruikers af wie er contact opneemt met de leverancier als er vragen of problemen zijn. Zo houd je de lijnen kort en dat is erg prettig zeker wanneer er dringende zaken zijn. Houd er ook rekening mee dat wanneer je leverancier goed op de hoogte is van de regelgeving, deze niet zomaar wijzigingen doorvoert op aanvraag van een niet geautoriseerde gebruiker. Als er bijvoorbeeld een wijziging in de alarmen doorgevoerd moet worden, maar je wilt dit niet zelf doen, kun je de leverancier om hulp vragen. In een gevalideerde omgeving zal er dan altijd akkoord gegeven moeten worden door de RP of QP

Een alarm ontvangen maar niet afmelden

Niet elke gebruiker heeft dezelfde verantwoordelijkheden binnen het temperatuurbewaking systeem. De QA afdeling bepaalt bijvoorbeeld de instellingen en de rolverdeling, de planner beheert de voertuigen en het hoofd magazijn is verantwoordelijk voor de alarmen in het magazijn. Dat betekent echter niet dat het hoofd magazijn ook de ontstane alarmen zomaar mag afmelden. Dat kan een beperking op zijn of haar rol zijn. Misschien moet er eerst een CAPA worden gemaakt alvorens iemand van QA het alarm afmeld. Echter, mogelijk is het hoofdmagazijn wel verantwoordelijk voor het afmelden van alarmen van een koelkast. Dan wil je dat natuurlijk zo kunnen inrichten. Daarom besteden moderne oplossingen vaak veel tijd aan de ontwikkeling van de gebruikersinstellingen. Je kunt daardoor de instellingen, rollen en autorisaties volledig toespitsen op je huidige interne processen. Een hele goede inrichting kan je zelfs helpen je eigen processen te verbeteren of te automatiseren. Zoek daarom naar een partner die je wegwijs maakt met de verbeterpunten die een temperatuurbewaking inzichtelijk maakt.

Eigenlijk zijn er drie hoofdrollen

Zoals de meeste online systemen tegenwoordig zijn de rollen op te delen in drie varianten: de admin, lezer en schrijver. De admin bepaalt in deze zin de kaders, de lezer mag alleen ontvangen en de schrijver mag van wat hij of zij ontvangt ook wat vinden. Uiteraard zijn er aan de rollen extra rechten of autorisaties te koppelen zodat deze altijd goed aansluiten met de beoogde rollen binnen jouw organisatie. Denk van tevoren dus goed na. Wie moet welke rol krijgen en wie moet handelen bij een alarm? Door de juiste personen goed aan te laten sluiten bij de rollen in het systeem verloopt de implementatie veel makkelijker. Het draagt dan ook bij aan het besef en verantwoordelijkheidsgevoel omtrent het werken met temperatuurgevoelige producten. Hierdoor zie je dat gebruikers met veel ervaring met temperatuurbewaking volledig grip hebben op de situatie zonder al te veel omkijken naar het systeem.

Autorisaties

Door efficiënt gebruik te maken van autorisaties kun je eenvoudig inzicht en bevoegdheden toewijzen aan verschillende users. Dit kan handig zijn bij bijvoorbeeld een groothandel met verschillende afdelingen of als jouw organisatie verschillende vestigingen heeft. Een goede temperatuurbewaking laat jou middels de gebruikersautorisaties bepalen welke gebruikers welke afdelingen, vestigingen of business units mogen inzien. De betere oplossingen kunnen zelfs autorisaties aan op sensor of voertuigniveau. Zorg er dan ook voor dat je naast de rollen ook de autorisaties goed in kaart hebt gebracht. Je maakt dan verschillende personen verantwoordelijk voor de afdelingen waar gemeten wordt, terwijl de kwaliteitsafdeling de regie houdt.

Testen en controleren

Uiteraard zal je initieel de gebruikersinstellingen testen. Als je het systeem gaat valideren is dit zelfs een groot onderdeel in de uitvoering van IQ/OQ. Omdat de implementatie vaak samen met je leverancier plaatsvindt is de initiële inrichting niet zo’n groot probleem. De uitdaging ligt op de loer als er mutaties worden doorgevoerd. Er komen sensoren of voertuigen bij of een gebruiker verlaat de organisatie. Om eventuele problemen te voorkomen, raden we aan minimaal eens per kwartaal de gebruikersinstellingen te controleren en te testen. Controleer ook je procedures omtrent personeelswisselingen of mutaties in het configuratiedocument. Zo weet je zeker dat als er een belangrijk alarm gemeld wordt, de juiste personen inzicht hebben in de locatie of sensor en dat de juiste mensen reageren.

Onze tips en adviezen

Zoals je hebt gelezen zijn de gebruikers cruciaal om maximaal gebruik te kunnen maken. Zorg er dus voor de verantwoordelijkheden duidelijk zijn. Hierdoor zullen de gebruikers zich betrokken voelen bij de borging van kwaliteit. De temperatuurbewaking zal hierdoor als tool gezien worden en niet als controlefunctie. Lees onze tips en adviezen omtrent de gebruikers:

• Inventariseer de gebruikers die met het systeem gaan werken.
• Bedenk van tevoren de verdeling van rollen, rechten en autorisaties.
• Test en controleer de gebruikersinstellingen regelmatig.
• Kies voor een temperatuurbewaking dat gebruikersinstellingen bevat die aansluiten bij de processen van jouw organisatie.

Heb je vragen naar aanleiding van dit blog neem dan contact met ons op. Wil je geen blog missen? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief en ontvang een bericht als er een nieuw blog beschikbaar is.

Lees in ons volgend blog alles over alarmen en grafieken. Waar je op moet letten en aantal tips & trucs.